In vielen Unternehmen beginnt die Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei als Dateiaustausch: ein Ordner, ein ZIP oder eine E-Mail mit Anhängen. Sobald beide Seiten in demselben System arbeiten, entsteht eine neue Frage: Wer darf nur sehen – und wer darf verändern?
Lesen ist eine eigene Verantwortung
Ein Lesezugriff ist nicht „fast dasselbe“ wie ein normales Teamkonto. Er erlaubt der Kanzlei, Belege, erkannte Felder, Zahlungszuordnungen und offene Prüfhinweise zu sehen. Gleichzeitig bleibt eindeutig, dass der Mandant seine Daten freigibt und fachliche Änderungen selbst bestätigt.
Mandantenbezug statt globaler Rolle
Eine Person kann mehrere Rollen haben: Eigentümer der eigenen Kanzlei, lesender Berater bei mehreren Mandanten und möglicherweise Buchhaltungsmitglied in einem weiteren Unternehmen. Eine einzige globale Rolle kann diese Realität nicht sicher abbilden.
Was ein guter Übergang braucht
- Eine Einladung an den verantwortlichen Eigentümer.
- Eine sichtbare Rollenbezeichnung je Mandant.
- Getrennte Abrechnung und Integrationen pro Mandant.
- Protokollierte Änderungen und unveränderte Originale.
Damit wird Zusammenarbeit nicht zu einem geteilten Passwort, sondern zu einem nachvollziehbaren Prozess.